Verschickt der Assistent selbstständig E-Mails?
Nur soweit das ausdrücklich zum vereinbarten Ablauf gehört. Ein Einstieg mit Entwürfen und menschlicher Freigabe lässt sich enger begrenzen.
Nicht jede Anfrage muss zuerst auf deinem Schreibtisch landen.
Ordne wiederkehrende Anfragen, bereite Antworten vor und kläre Zuständigkeiten.
Du bist die Verteilstelle für den ganzen Betrieb.
Eine Nachricht landet bei dir, weil niemand weiß, wer sie übernimmt. Du liest den Verlauf, fragst nach und leitest weiter. Selbst einfache Anliegen unterbrechen Aufgaben, bei denen du gerade konzentriert arbeiten musst.
Eine Anfrage nach Unterlagen erreicht das gemeinsame Postfach. · Fiktives Beispiel
Eine Nachricht, in der eine Person Unterlagen zu einem bestehenden Vorgang anfordert.
Ein zugeordneter Entwurf nennt den zuständigen Bearbeiter und markiert, welche Angaben oder Berechtigungen noch zu klären sind.
Der verantwortliche Mensch prüft Empfänger, Berechtigung und Inhalt, bevor vertrauliche Unterlagen versendet werden.
Keine Echtdaten, keine Live-Verarbeitung und kein Kundenbericht.
Anliegen und Zuständigkeiten ordnen
Wir beginnen mit einem Eingang und benennen wiederkehrende Anfragearten, die passenden Empfänger und die nötigen Informationen.
Vorbereitung gezielt unterstützen
Der Assistent kann Inhalte zuordnen, fehlende Angaben markieren und Antwortentwürfe aus freigegebenen Informationen vorbereiten.
Freigabe und Übergabe festlegen
Du entscheidest, welche einfachen Schritte nach festen Regeln laufen dürfen und welche Entwürfe geprüft werden. Unklare Fälle gehen mit Kontext an einen Menschen.
Deine Fachlichkeit. Deine Entscheidung.
Dein Team bleibt für Inhalt, Zusagen und den Umgang mit vertraulichen Informationen verantwortlich. Der Assistent erhält nur die Befugnisse, die der vereinbarte Ablauf braucht. Verhandlungen, Personalthemen und ungeklärte Anfragen gehören in menschliche Hände.
Was wir vor dem Start klären
- Ein abgegrenztes Postfach oder ein anderer klarer Eingangskanal.
- Eine aktuelle Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichen.
- Freigegebene Antwortgrundlagen und Regeln für Zugriffe und Versand.
Häufige Fragen
Ersetzt das unser Sekretariat?
Der Einsatz ist für abgegrenzte Vorarbeiten gedacht. Persönliche Abstimmung, Prioritätsentscheidungen und Verantwortung bleiben bei deinem Team.
Müssen wir alle Postfächer anbinden?
Nein. Wir beginnen mit dem Eingang, für den Aufgaben und Zugriffsrechte klar definiert sind.