Ein voller Posteingang, eine weitergeleitete Nachricht und später die Frage nach dem Stand: Genau solche täglichen Umwege schauen wir uns mit dir an. Wir holen dir deine Zeit zurück, Prozess für Prozess.
Stell dir vor: Während du an einem Auftrag arbeitest, kommt eine neue Anfrage. Du leitest sie weiter. Nachmittags ruft der Kunde an, und du musst erst herausfinden, wer sich darum kümmert.
Kontakt, Anliegen und fehlende Informationen landen gemeinsam in einem Vorgang.
Die passende Person übernimmt. Unklare Fälle bleiben zur Einordnung sichtbar.
Rückfrage, Bearbeitung oder Antwort sind am Vorgang nachvollziehbar.
Eine Zuordnung ersetzt keine fachliche Antwort. Dein Team entscheidet bei unklaren Anliegen und verbindlichen Zusagen.
Eine Nachricht wird weitergeleitet. Ob jemand sie übernimmt, bleibt offen.
Wir führen Anliegen, fehlende Angaben und Zuständigkeit in einem Vorgang zusammen. Eine Regel kann die nächste Aufgabe anlegen.
Du erkennst am Vorgang, wer übernimmt und ob noch etwas fehlt.
Dein Team legt die Zuständigkeiten fest. Unklare Anfragen gehen zur persönlichen Einordnung.
Am Telefon fehlt der letzte Gesprächsstand. Du fragst intern nach, bevor du antworten kannst.
Wir ordnen Kontakte, Absprachen, offene Aufgaben und den aktuellen Stand einem Kunden zu.
Eine Vertretung kann die letzte Absprache und die nächste Aufgabe nachlesen.
Du bestimmst, wer welche Kundeninformationen sehen und pflegen darf. Das Team hält Absprachen aktuell.
Vor jeder Freigabe müssen Angaben gesucht, zugeordnet und auf Vollständigkeit geprüft werden.
Wir strukturieren den Eingang und bereiten Unterlagen für die zuständige Person vor. Fehlende Angaben werden sichtbar.
Du kannst zwischen einem vollständigen Vorgang und einem Klärungsfall unterscheiden.
Freigaben und verbindliche Entscheidungen erfolgen nach deinen Regeln. Eine vorbereitete Unterlage ist noch keine Genehmigung.
Wir sehen uns zuerst an, wie du heute mit Postfach, Telefonnotizen und Aufgaben arbeitest. Manchmal reicht eine klare Zuständigkeit; manchmal hilft eine Verbindung vorhandener Anwendungen. Ein neues System ergibt erst Sinn, wenn der Ablauf es braucht.
Beschreibe einen konkreten Ablauf vom Auslöser bis zum Ergebnis: beteiligte Menschen, Anwendungen, benötigte Angaben und Stellen, an denen du nacharbeiten musst. Ein anonymisiertes Beispiel ist dafür hilfreich. Zugänge oder vertrauliche Unterlagen klären wir gesondert.
Du und dein Team bringen den Arbeitsalltag, fachliche Regeln und Entscheidungen ein. Anne und Sebastian ordnen die Möglichkeiten ein, setzen den vereinbarten Schritt um und begleiten die Einführung. Wer euch danach bei Fragen hilft, Informationen aktuell hält und Änderungen umsetzt, vereinbaren wir gemeinsam.
Anne und Sebastian begleiten dich aus Gera. Wie wir Gespräche, gemeinsame Arbeit und Übergaben organisieren, klären wir passend zum Vorhaben. Maßgeblich sind dein Ablauf und die Menschen, die später damit arbeiten.