Prozessanalyse im KMU: Wie machst du einen Ablauf sichtbar?
Einen Vorgang nachzeichnen, Wartezeiten verstehen und Zuständigkeiten klären: So bereitest du eine begründete Entscheidung über Veränderungen vor.
Welche Frage soll die Analyse beantworten?
Wähle einen Vorgang, bei dem etwas unklar oder aufwendig ist: Warum wartet ein Angebot auf Freigabe? Weshalb werden Angaben mehrfach erfasst? Lege fest, wo die Betrachtung beginnt und welches Ergebnis ihren Abschluss bildet. Damit bleibt die Analyse überschaubar. Beteilige die Menschen, die den Vorgang bearbeiten, und die Person, die über eine Änderung entscheiden kann.
Zeichne den tatsächlichen Weg nach
Gehe gemeinsam einen abgeschlossenen Vorgang durch. Notiere für jeden Schritt den Auslöser, die benötigten Informationen, die zuständige Person und die verwendete Anwendung. Trenne Bearbeitung von Wartezeit: Ein Vorgang kann lange liegen, obwohl die eigentliche Arbeit kurz ist. Halte fest, ob eine Beobachtung aus dem konkreten Vorgang stammt oder eine Schätzung ist. Das verhindert, dass Annahmen später wie gemessene Fakten behandelt werden.
Hypothetisches Beispiel: eine Rechnung wartet
Stell dir vor, eine Rechnung wird bereits digital erfasst, wartet danach aber auf die Zuordnung einer zuständigen Person. Die gedachte Analyse könnte zeigen, dass eine Vertretungsregel fehlt. Ein nachvollziehbarer nächster Schritt wäre, diese Regel zu klären und offene Freigaben sichtbar zu machen. Eine zusätzliche Texterkennung würde diese Wartezeit allein nicht lösen. Das Beispiel ist hypothetisch und stellt keine Diagnose oder ein Ergebnis aus einem unserer Projekte dar.
Unterscheide Ursache und mögliche Lösung
Sammle zunächst, weshalb es zu Rückfragen, Wartezeiten oder Mehrfacharbeit kommt. Vergleiche anschließend mögliche Änderungen: eine klarere Regel, ein gemeinsames Formular, eine Verbindung zwischen Anwendungen oder ein unterstützender KI-Schritt. Für jede Möglichkeit gehören Voraussetzungen, Aufwand, erwarteter Nutzen und offene Fragen auf den Tisch. Eine geschätzte Zeitersparnis ist dabei eine Annahme, bis sie anhand vergleichbarer Vorgänge überprüft wurde.
Was sollte nach der Analyse vorliegen?
Ein verständlich beschriebener Ist-Ablauf, benannte Engpässe und ein begründeter nächster Schritt. Dazu gehören eine verantwortliche Person und Kriterien, nach denen ein Versuch beurteilt werden kann. Die Analyse verspricht noch keine bestimmte Einsparung und keinen festen Umsetzungstermin. Ihre Aufgabe ist, Unsicherheit zu verringern und sichtbar zu machen, was vor einer Veränderung noch geklärt werden muss.